روزنامه ملی انیس

مدیریت زمان

زمان یک مسئله قدیمی است، مسئله ای که فناوری آن را بوجود نیاورده و قادر به حل آن نمی باشد، از زمان عقب مانده نمی توان طور موثر بهره مند شد.سیر تاریخی نشان داده است  که ضعف در مدیریت شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرایند های اداری، کمتر دستخوش کاغذ و ملزمات غیر لازم قرار می گیرد. مدیریت ضعف زمان را نمیتوان پنهان نمود و اثر بخشی مورد نیاز بیشتر، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای نیاز مند بکار گیری راهبرد های مدیریت زمان باشیم. این راهبردها برای استفاده بهینه از وقت تنظیم شده و به عنوان روش های مفید خواهد بود.

با اولویت بندی و اختصاص زمان، درک افراد از زمان در دسترس، افزایش یافته و در نتیجه از زمان خود بصورت هدفمند و سازمان یافته
بهره مند شوند.

برنامه ریزی امور و اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت موجب می شود وظایف گوناگون به موقع انجام گیرد. پس با استفاده از روش های مدیریت زمان بینش افراد در مورد نحوه استفاده از زمان بیشتر شده، تخمین دقیق تری از مدت زمان لازم جهت انجام کار ها بدست آمده،  در مجموع نتایج مفیدی حاصل می گردد.

اهمیت زمان در مدیریت: هر زمان برای رسیدن به اهداف خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت و هماهنگی نیاز دارد. در تعریف مدیریت گفته می شود:

مدیریت مجموعه از وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم، تصحیح، تقویت و رهنمایی می کند.همه سازمان های رسمی و غیر رسمی برای استمرار و تداوم فعالیت خود به مدیریت نیاز دارد. فقدان مدیریت، موجب نا هماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می شود. بسیاری از افراد ادعا می کنند که وقت آنها به هدر نمیرود، از وقت خود به نحو مطلوب استفاده بهینه را می برند و ابراز میدارند که من خیلی سازماندهی شده کار می کنم و میدانم که چی کار کنم.

اگر شما واقعآ صادقانه جزءِ این دسته افراد هستید باید بگوییم که در گروی اقلیمی جای گرفته اید؛ خیلی از مردم نسبت به روز های بدون بهره وری خود بی تفاوت هستند در حالیکه همگی مایل هستند کار های بسیاری را در یک روز انجام دهند ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و به چه اساس اولویت بندی شده اند و چقدر وقت را باید صرف آنها کنیم.

شناسایی عوامل موثر در اتلاف وقت: بطور اجمالی میتوان عوامل موثر در اتلاف وقت را به قرار ذیل بر شمرد: عدم تفویض اختیار، تماس ها و مکالمات زیاد تلفنی جلسات بسیاری در سازمان، قبول و یا تحمل بیش از حد مسئولیت و یا کار، آشفتگی و بی نظمی فردی و عدم تمرکز فکری، نداشتن کارکنان و هم کاران شایسته و کار آمد، مسافرت ها و ماموریت های متعدد اداری، گرفتاری امور خانوادگی، عدم برنامه ریزی مناسب، کار امور را به فرد افگندن. همان گونه که مشاهده می شود موضوع ” عدم تفویض اختیاری” شاید به عنوان مهمترین عوامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است.

تنظیم وقت (Time Management)

مهارت ها و تکنیک ها: مهارت های تنظیم وقت عبارت از توانایی های است که توسط آن مشکلات زمانی حل و فصل می شود. اینکه به چه شکل این مهارت ها را تقویت بخشیده می توانیم؛ هدف اصلی این بحث را تشکیل میدهد.

با داشتن مهارت های بهتر تنظیم وقت، شما زندگی و وقت تان را تحت کنترول تان قرار داده و باعث استعمال بجا و درست انرژی و رهانیدن تان از فشار های روحی می شوید. شما می توانید در ساحۀ کار تان پیشرفت نموده ودر زندگی شخصی، فامیلی و کارتان توازن برقرار نمائید. با آرامش کافی با حوادث و واقعات غیر مترقبه مجادله نموده و از فرصت های جدید استفاده درست نمائید.گفتنی است که تمام مهارت های تنظیم وقت قابل آموزش است. با آشنایی به ماهیت و علل مشکلات عادی تنظیم وقت شما شاهد پیشرفت های زیاد در تمام عرصه های زندگی تان خواهید بود. با مطالعه دروس آتی شما می توانید از بهترین شیوه ها و مهارت های تنظیم وقت که مناسب وضع و حالت تان باشد مستفید شوید. فقط به این شیوه ها جامه عمل پوشانیده خواهید دید که اکثر مشکلات تان به تدریج حل خواهد شد.

اگر شما هم اکنون میدانید که چگونه وقت تان را تنظیم نمائید ولی تا حال آن را عملی نکرده اید پس مایوس نشوید, چیزی که شما به آن ملتفت نشده اید بعد روانی مهارت های تان در عرصه تنظیم وقت می باشد. یعنی موانع روانی که در شخصیت تان نهفته است.

با در نظر داشت وضع و حالت شخصی تان امکان دارد چنین موانع علت اساسی و بنیادی تعلل،سهل انگاری، گمارش ویا کندی در تصمیم گیری تان هنگام تنظیم وقت باشد.بعد روانی مهارت های تان در عرصه تنظیم وقت قابل اصلاح، بهبود و تقویه است.معلومات ذیل در مورد مهارت های تنظیم وقت باعث دریافت  راه حل مناسب برای وضع تان خواهد شد.

ارزش وقت در قران

وقت نفیس ترین و گرانبها ترین چیزی است که انسان دارد زیرا وقت ظرف هر عمل و هر تلاشی و هر چیزی است که انسان بدست می آورد. بنابرین، وقت در واقع چه برای افراد و چه برای جامعه سرمایه ی حقیقی است.

مهمترین چیز در زندگی انسان که از ارزش والایی برخوردار است، وقت می باشد؛ که در واقع شیرازه حیات ما را تشکیل می دهد. ارزش وقت از آنجا دانسته می شود که خداوند(ج) در قران سوره یی را بنام العصر” وقت یا زمان” فرو فرستاده:

سوره عصر

ترجمه: سوگند به این زمان که آدمی در خسران است. مگر آنها که ایمان آوردند و کار های شایسته کرده اند و یکدیگر را به حق سفارش کرده اند و یکدیگر را به صبر سفارش کرده اند.

و در جاهای دیگر از قران برای بیان اهمیت آن، به آن قسم یاد کرده است. و در احادیث نیز داریم که رسول الله(ص) فرمودند:

    « در روز قیامت از عمر انسان به طور عموم و از جوانی بطور خصوص پرسیده می شود که در چه راهی سپری شده است» و فرمودند: « فراغت را از اینکه مشغول شوی غنیمت بشمار».

به همین اساس امام سجاد (ع) در فرازی از دعای خود به خداوند (ج) عرض می کند:

ترجمه: عمر طولانی؛ تا هنگامیکه عمر ام در راه اطاعت تو صرف شود به من عطآ کن، هر گاه عمر ام چراگاه شیطان گردد، جانم را قبل از پیشی گرفتن عذابت بگیر.

اینها همه بیانگر ارزش و اهمیت وقت است که بطور مختصر و فشرده بیان شد؛ پس حال بر ما است تا از وقت خویش بطور درست در قالب یک برنامه ریزی دقیق استفاده بهینه نماییم.(خبر گذاری مهر)

راهنمایی تنظیم وقت شخصی

معلومات و رهنمود های عملی تنظیم وقت و تعیین اهداف، زمانیکه شما تصمیم گرفتید تا مهارت های تنظیم وقت تان را بهبود ببخشید، در حقیقت یک طریقۀ جدید برای حل بسیاری از مشکلات زندگی تان را دریافت نموده اید. که  فرصت تازه یی برای بر آوردن زندگی تان به سطوح بلندتر می باشد.آیا تا حال شما از این فرصت های جدید استفاده نموده اید؟ حتی اگر مستفید هم شده اید باید بدانید که این اندکترین تاثیرات تنظیم بهتر وقت در زندگی تان است.  اضافه تر تعلق به این می گیرد که از این به بعد چه می آموزید و با چی آشنایی پیدا نمایید.

پس برای آموزش چه وجود دارد؟: بعضی افراد چنین گمان میکنند که گویا تنظیم وقت فقط یک قاعده و قانون برای ترتیب نمودن تقسیم اوقات و روزنامچه ها می باشد، ولی ما از دید وسیعتری به آن می نگریم، و آن این که در حقیقت تنظیم وقت عبارت از علم و هنر اصلاح و بهبود زندگی است.بلی، آموزش اساسات مهم همچون تعیین اهداف، پلانگذاری، و تعیین اولویت ها از اهمیت خاصی برخوردار اند. ولی ناگفته نباید گذاشت که نکات ارزنده تری نسبت به این اساسا ت وجود دارد که به آسانی می توانید ایشان را نادیده بگیرید اما اسباب کامیابی و یا شکست نتایج مثبت که شما توقع دارید خواهند شد.

بعضی عوامل دیگری همچون تصمیم گیری و فراست عاطفی وجود دارد که به شکل سنتی اجزای تنظیم وقت شمرده نمی شوند ولی در عملکرد تنظیم وقت تان نکات حساس شده می توانند.

اولویت دهی موثر

مهارت های اولویت دهی شما را قادرمیسازد تا بالای کار های بسیار مهم توجه کنید، بیاموزید تا اولویت ها را خردمندانه و عاقلانه تعیین نموده، برای خود و فامیل تان وقت و دستآورد های زیاد داشته باشید.دانش بر اینکه کدام کار ها دارای اهمیت زیادتر بوده و باید به آن ها توجه, انرژی و وقت بیشتر داده شود. در حقیقت مهارت های اولویت دهی را تشکیل می دهد. شما باید متوجه باشید که کدام کار ها نسبت به دیگر فعالیت ها مهم تر است.

همه ما کار های زیادی داریم که باید انجام داده شوند ولی هیچگاه وقت و انرژی مورد ضرورت برای انجام تمام آن ها را همزمان نمی داشته باشیم. منابع و وقت برای انجام بهتر تمام این امور به شکل مساویانه در دسترس ما قرار ندارد. بسیاری از کار ها با وجود کوشش های زیادی ما به سر نمیرسند.اولویت دهی یگانه راهی حل برای این مشکل وخیم می باشد.

فواید تنظیم موثر وقت

یکی از عمده ترین فواید تنظیم موثر وقت این است که می تواند به بهترین وجه کیفیت زندگی تان را بهبود بخشد. بیائید یک نظر کوتاه به بعضی مشکلات عمده که توسط تنظیم موثر وقت حل می شود بیافگنیم.

  1. کاهش در دلسردی و افسردگی:با استفاده از تکنیک های موثر پلانگذاری و نظم بخشی میتوانید از حالات که باعث دلسردی و افسردگی تان می شود جلوگیری نمایید. زمانیکه شما بالای دلسردی و افسردگی تان فایق آمدید به بسیار سهولت تمام قوه خلاقیت و محصول برداری تان آزاد خواهد شد.
  2. ذوق و حس نایل آمدن به هدف را در خود بیافزائید: یقین نداشتن بر اینکه شما به کدام جهت در حرکت هستید و یا چنین احساس نمودن که به هیچ جهت در حرکت نیستید, با عث ایجاد اضطراب و نارضایتی شما میشود. ولی با تنظیم موثر وقت که شامل تکنیک های تعیین اهداف شود، پس باید بدانید که به کجا درحرکت هستید تا مشاهده مسیر درست تان آسان شود.
  3. خود را برای رضایت زیادتر آماده بسازید: اکثر اوقات از تقصیرات نیمه آگاهانه در مورد کارهای ناشده رنج برده فکر میکنیم که آنرا باید انجام می دادیم یا باید انجام داده میشد.

با تنظیم موثر وقت شما آموختید تا چگونه بالای تعلل فایق آمده و به چه شکل عملیه اولویت دهی را انجام دهید. این امر باعث شده تا احساس نمائید که اکثر کارهای مهم که شما از عهده شان برآمده میتوانستید انجام داده اید. بدین ترتیب شما مطمئن تر و قطعی تر در مورد انتخاب شده و خلای خیلی اندکی برای مقصر بودن یا نارضایتی تان وجود خواهد داشت.

  1. سطح نیرو و انرژی تان را بلند ببرید: کار های ناشدۀ که در ذهن شما چرخ میزنند نسبت به کارهای انجام داده شده و یا کارهای که فعلاً انجام میدهید، وقت زیادی تان را ضایع میکنند.

باتنظیم موثر وقت خلا های انرژیکی که در اذهان تان در اثر تمام ناشدن بعضی کارها بوجود آمده از بین میرود و شما را از دستپاچگی نجات داده منظم می سازد. و شما سطح بلند نیرو و انرژی تان را تجربه خواهید کرد.

  1. از وقت با کیفیت تان به حد اعظمی استفاده کنید: بسیاری از کار های که انجام داده میشوند باعث پیشرفت زیاد شما نشده، ولی اجرای آن ها برای بقای تان ضروری می باشد. مانند خوردن و نوشیدن. این کار های متداوم یک قسمت عمده وقت تان را میگیرند. پس کوشش کنید تا آنها را به طور موثرتر مرتب و منظم سازید تا برای پیشرفت زیاد و یا لذت بردن از زندگی تان وقت اضافه تر بیابید.

    دوستان و هم مسلکان عزیز:

با مطالعه موضوعاتیکه در باره وقت و مدیریت موثر از وقت تحریر گردیده، همه ما و شما از آن استفاده درست نماییم چون وقت گرانبها ترین و پر ارزش ترین چیزی است که با از دست دادن آن دو باره بدست نخواهد آمد.  خداوند (ج) ما و شما را توفیق عمل نصیب گرداند.

پوهنیار حبیب الله چنزایی

ممکن است شما دوست داشته باشید